Page content

Haal meer rendement uit je bankzitters met agile

article content

Haal meer rendement uit je bankzitters met agile

Haal meer rendement uit bankzitters

Bron: iStock, copyrights: Amysuem

 

Iedere afdelingsmanager krijgt er vroeg of laat mee te maken: onderbezetting, leegloop, bankzitters. In het businessmodel van een professionele dienstverlener zijn periodes van onderbezetting onvermijdelijk. Opeenvolgende opdrachten sluiten net niet goed op elkaar aan. Aan een bepaalde expertise is tijdelijk wat minder behoefte in de markt. Of een opdracht waarop gerekend was, gaat plots niet door of is vertraagd. 

In dit blog pleit ik voor een flexibele, teamgerichte aanpak van de marketing- en salesuitdagingen van een team van professionals. De agile werkwijze biedt hiervoor aanknopingspunten. En ik daag mijn lezers uit om het experiment met mij aan te gaan.

Onderbezetting vreet aan nettowinst

Met een begroting die voor 95% bestaat uit vaste personeelskosten, is onderbezetting een rendement-vretend verschijnsel. Een simpele rekensom (zie kader onder dit blog) laat zien dat bij de gemiddelde professionele dienstverlener een verhoging van de bezettingsgraad van 4% een verdubbeling van de netto winst betekent. En omgekeerd verdampt de netto winst bij een 4% lagere bezettingsgraad. Niet voor niets beschouwen professionele dienstverleners de gemiddelde bezettingsgraad daarom als de belangrijkste key performance indicator. 

Verband bezettingsgraad en nettowinst bij een professionele dienstverlener

Relatie tussen bezettingsgraad en nettowinst

Acquisitie en relatiebeheer te star belegd bij een kleine groep

Er kan dus heel wat geld verdiend worden door de niet-productieve uren van professionals effectiever in te zetten. Namelijk met het binnenhalen van nieuwe opdrachten. Ik ben gek genoeg nog geen professionele dienstverlener tegengekomen, die hier strategisch mee omgaat. Binnen teams en afdelingen zijn de taken op het gebied van acquisitie en relatiebeheer meestal neergelegd bij ervaren professionals. Zij zitten gemiddeld genomen goed in het werk. En ze hebben dikwijls zo’n hoge bezetting, dat ze niet aan acquisitie en relatiebeheer toekomen. Op zulke momenten zijn ze niet in staat om deze taken over te dragen. Bovendien hebben ze er vaak ook geen vertrouwen in dat hun bankzittende collega’s die taken op een goede manier overnemen. Waarop de afdelingsmanager besluit om deze mensen onledig te houden met adhoc opdrachten, die weinig invloed hebben op een verhoging van de bezettingsgraad.

Afdelingsmanagers die hun bankzitters wel strategisch inzetten, lopen tegen het probleem aan, dat deze hun werk vaak niet kunnen afronden. Zodra een nieuwe opdracht zich aandient, gaat deze voor en ligt de acquisitie weer stil. Dat kan slimmer.

De voordelen van agile werken

Agile werken is ontstaan in de software ontwikkeling. De werkwijze dringt nu ook door in andere disciplines van het bedrijfsleven. De voordelen van agile werken boven traditioneel projectmanagement zijn:

  • Geen doorwrocht plan met een gedetailleerde planning die na twee weken alweer achterhaald is, maar een prioriteitenlijst van acties die de meeste toegevoegde waarde leveren;
  • Geen projectleider die eindverantwoordelijk is, maar teamleden, die zich allemaal even verantwoordelijk voelen voor het eindresultaat;
  • De mogelijkheid om tijdens het proces de agenda aan te passen. Nieuwe ontwikkelingen en nieuwe inzichten leiden tot nieuwe prioriteiten;
  • Stoppen, zodra het resultaat is bereikt. Acties die minder waarde toevoegen, worden niet meer uitgevoerd.

 

Scrumbord

Scrumbord

Creëer een agile marketing-/verkoopteam

Stel nu, dat je al je bankzitters, dat wil zeggen iedereen met minimaal 4 uur onderbezetting per week, samenvoegt in een agile marketing- en verkoopteam. Het team gaat onder begeleiding van een marketingexpert aan de slag met een marketing- en verkoopagenda voor de komende maanden. Er wordt gewerkt in periodes (sprints) van twee weken. Binnen deze periode van twee weken vindt er geen wijziging in de teamsamenstelling plaats. Het team spreekt af welke activiteiten zij in de komende twee weken gaan realiseren. Er worden alleen taken opgepakt, die binnen een tijdsbestek van twee weken zijn af te ronden. Bij de verdeling van taken houden de leden rekening met aanwezige kwaliteiten: wie goed kan schrijven, krijgt bij voorkeur schrijfopdrachten. Anderen doen desk research, weer anderen gaan telefonisch klanten benaderen, enzovoort. Maar er is ook ruimte om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Tweemaal per week is er een korte update van 15 minuten (de zogenaamde standup of scrum) waarin de leden hun voortgang en eventuele knelpunten melden.

Het is belangrijk om bij de start van het programma en de tweewekelijkse sprintplanning de verantwoordelijken voor het commerciële proces te betrekken. Dus behalve de afdelingsmanager tevens business developers en accountmanagers. Eén van hen zou namens de afdeling de ‘product owner’ kunnen zijn, die zorgt voor de aansluiting tussen hele afdeling en ontwikkelteam.

Vier voordelen van agile marketing en verkoop

Ik zie minimaal vier grote voordelen voor afdelingen die hun marketing en verkoop op deze manier gaan organiseren:

  • Leegloop wordt maximaal ingezet om leegloop te bestrijden;
  • Marketing en verkoop worden een teamverantwoordelijkheid;
  • Het gevoel van eigenwaarde onder bankzitters neemt toe;
  • Bankzitters ontwikkelen nieuwe relevante kennis- en vaardigheden.

Agile marketing en verkoop: wie durft?

Spreekt deze aanpak jou aan? En durf jij het experiment met jouw team enkele maanden aan te gaan? Neem dan contact met mij op. Voor de eerste die reageert, heb ik een speciale aanbieding: 20% van mijn begeleidingskosten maak ik afhankelijk van jouw tevredenheid aan het eind van de overeengekomen periode.

Mail mij of bel mij op 06-15014732. Ik nodig je ook uit om hieronder te reageren.

 

Rekenvoorbeeld relatie tussen bezettingsgraad en netto winst bij een professionele dienstverlener

Comment Section

0 reacties op “Haal meer rendement uit je bankzitters met agile

Plaats een reactie


*